把经验写成能交接的文档：人走了事还能转
经验没写下来的后果，是同一件事要从头再学一遍。
适用：要交接工作、带新人、或者想把个人经验变成团队资产的人。判断标准很简单：一个没做过这件事的人，照着文档能不能独立做完。做不到，说明文档写的是「感想」，不是「方法」。
操作流程
1
先把「你脑子里有什么」倒出来
约 20 分钟最难的从来不是写，是想起来。熟练的人会自动省略掉大量步骤，因为对他来说是常识——对新人不是。
- 别急着写文档，先让 AI 追问你，把隐性经验挤出来。
- 重点回忆「出过什么事」「当时怎么处理的」。
- 异常情况的处理办法，比正常流程更值钱。
可直接套用的提示词
我要写一份工作交接文档，岗位/职责是：______ 请你扮演一个「刚接手这个岗位、什么都不知道」的新人，向我提问。 要求： 1. 一次问 5 个问题，问完等我回答，再问下一批。 2. 问题要具体，比如「这件事在什么情况下会卡住」「你有没有踩过坑」。 3. 重点追问：流程里的判断标准、异常情况怎么处理、哪些环节不能省。 4. 不要问「你的职责是什么」这种我能背出来的话，要问我不知道自己知道的东西。 先问第一批 5 个问题。
卡住了怎么办想不起来细节——去翻聊天记录和邮件，找当时出问题的对话。真实的麻烦事最容易被回忆起来。
2
写成「照着能做」的步骤，不是感想
约 50 分钟「注意沟通」不是步骤，「发消息给 A 确认交期，截图存档」才是。文档里的每一步都要能落成一个动作。
- 每个动作写清：谁做、什么时候做、在哪里做、做完留下什么。
- 把「注意事项」改成「如果…就…」的判断规则。
- 步骤里带上具体的人和系统名，不要写「相关部门」。
可直接套用的提示词
以下是我口述的岗位经验，请整理成一份可执行的工作交接文档。 我的口述：______ 要求： 1. 按「周期」组织：每天做什么、每周做什么、每月做什么、不定期做什么。 2. 每个事项写成可执行步骤：动作 + 时间点 + 用什么系统/找谁 + 做完的判断标准。 3. 凡是「注意事项」，改写成「如果发生 X，就做 Y」的形式。 4. 不许出现「注意沟通」「及时跟进」「妥善处理」这类空词——发现了就追问我具体该做什么。 5. 最后单独列出「异常情况处理」清单。 整理完，把你不确定、需要我补充的地方标出来。
卡住了怎么办写得还是太虚——换个办法：假装带新人做一遍，你每做一个动作就说一句话，把这些话录下来转成文字，再整理。
3
找个人按文档做一遍，验证能不能跑通
约 30 分钟没被别人跑通过的文档，等于没写。你会自动跳过的那一步，恰恰是别人卡住的地方。
- 找一个完全没做过这件事的人，让他照着文档做一遍。
- 他每问一个问题，就在文档对应位置补一句。
- 重点问他：哪一步不知道从哪开始、哪个词不知道什么意思。
可直接套用的提示词
我写了一份交接文档，现在准备找人验证。请帮我设计一个验证流程。 文档内容摘要：______ 要验证的人：______（比如新同事 / 完全不了解这行的朋友） 请给我： 1. 一份「验证清单」：让他照着做的时候，我该重点观察什么？ 2. 一句开场白，让他愿意说真话（别怕伤我面子）。 3. 一个记录表：他卡在哪儿、问了什么、我该怎么补文档。 4. 常见的「作者盲区」有哪些？（我自己看不出来的问题） 输出要能直接拿去用。
卡住了怎么办找不到人验证——自己隔一天再读一遍，把「我以为我知道的」地方全标出来。间隔一天能看出来大半问题。
常见坑
- 写成了工作总结，全是感想和意义，没有动作。
- 步骤里全是「相关部门」「及时沟通」这类空词。
- 只写正常流程，不写异常怎么处理。
- 写完就发出去，从没让别人照着做过。
- 把文档写成一篇长文，没有分层，找不到东西。
- 交接当天才开始写，来不及想全。
常见问题
文档该写多细？
细到「一个没做过的人能独立做完」就够了，再细就是浪费。判断方法：如果写的时候你在犹豫「这个要不要写」，就写上——你觉得是常识的，别人往往最缺。
团队里没人愿意写怎么办？
别要求「写文档」，要求「带一个人做一遍并录屏」。从录屏里整理比让人对着空文档写容易得多，抵触也小得多。
文档写完了放哪？
放在做这件事的地方——流程旁边、系统入口处、群里置顶。放在共享盘的「文档文件夹」里，等于没写。