公文写作：通知、请示、总结怎么写才规范
公文难在格式和分寸，不在文采。
适用：需要写通知、请示、报告、总结，但不熟悉规范的人。核心提醒：公文的第一读者是「要签字的人」，他最关心的是「要我做什么、什么时候、为什么」。文采在这里是减分项。
操作流程
1
先定文种，别写错类型
约 5 分钟文种错了，格式全错。通知、请示、报告、函，用途和语气完全不同，不能混用。
- 说清你的目的和「你与对方的关系」（上下级？平级？）。
- 让它确认该用哪个文种，并说明为什么。
- 顺带问清这个文种的必备要素，一次记下来。
可直接套用的提示词
我要写一份公文，情况是： - 我的身份是：______ - 收文方的身份是：______（比如「上级主管部门」「平行单位」「本单位同事」） - 我想达到的目的是：______（比如「申请增加预算」「通知大家开会」） 请告诉我： 1. 这种情况该用哪个文种（通知/请示/报告/函/纪要……）？为什么？ 2. 这个文种的必备要素有哪些（标题、主送机关、正文结构、落款）？ 3. 有哪些容易写错的地方（比如请示和报告不能混、越级上报的问题）？ 先只回答这三条，不要写正文。
卡住了怎么办不确定文种——直接描述你的目的和双方关系，让它先给判断。写错文种比文笔差更致命。
2
套格式填内容：要素一个不能少
约 15 分钟公文的正文有固定骨架：缘由 → 事项 → 要求。缺了「缘由」，对方会觉得你在命令他。
- 按它给的骨架逐块填：为什么办、办什么、需要对方做什么。
- 时间、地点、金额、责任人——凡是有具体信息的地方必须写死。
- 不要用「近期」「尽快」这类模糊词，公文最忌讳这个。
可直接套用的提示词
请按公文的规范格式，帮我写一份 ______（文种）。 基本信息： - 发文单位：______ - 主送单位：______ - 事由：______ - 具体事项：______ - 需要对方做什么：______ - 时间要求：______ 要求： 1. 正文按「缘由 → 事项 → 要求」三段式组织。 2. 所有时间、地点、数字、责任人都要具体，不要出现「近期」「尽快」「相关」这类模糊词。 3. 语气符合我的身份和双方关系（不卑不亢）。 4. 标题、主送机关、正文、落款、日期，要素齐全。 写完在最后列出：哪些地方我还没给信息、需要我补上。
卡住了怎么办内容太单薄——加一段「背景和依据」：为什么要做这件事，依据的是哪份文件或哪次会议。有依据的公文才站得住。
3
按身份改语气，再核对一遍格式
约 10 分钟同一件事，对上级和对下属的写法完全不同。请示要谦、通知要清、报告要实。
- 把成稿发回去，说明双方身份，让它检查语气是否合适。
- 逐条核对要素：文种标注、主送、落款、日期、附件说明。
- 念一遍——凡是念着别扭的地方，都是该改的地方。
可直接套用的提示词
这是我的公文初稿： ______ 我的身份是 ______，收文方是 ______。 请帮我检查： 1. 语气是否匹配双方身份？有没有过于生硬或过于卑微的地方？ 2. 要素是否齐全（文种、主送机关、正文结构、落款、日期、附件）？ 3. 有没有模糊表述（近期、相关、尽快、原则上）？逐条指出来。 4. 有没有可能引起歧义或者被理解为「越权」的地方？ 逐条列出问题，不要直接给我改后的全文。
卡住了怎么办拿不准语气——找一份你们单位以前的同类公文，把结构对着改。同单位的惯例，比任何规范都管用。
常见坑
- 文种用错（该请示的写成了报告）。
- 事项写得含糊，别人看不懂要干什么。
- 缺了「缘由」，像是直接下命令。
- 该写具体时间的地方写「近期」「月底前」。
- 语气和身份不匹配，太硬或太软。
- 落款单位、日期漏写或写错。
常见问题
AI 写的公文能直接交吗？
不能直接交。公文要担责，尤其涉及金额、责任划分的。用它出骨架和措辞，具体信息你必须逐条核对——数字错一个就是事故。
单位有固定模板怎么办？
那就以模板为准。把你们的模板给 AI 看，让它按你们的格式写。内部惯例永远优先于通用规范。
不熟悉格式怎么快速上手？
找三份你们单位以前写得好的同类公文，对照结构抄一遍。公文的格式变化很少，抄三次就记住了。